没有重组,没有新角色,短短几个月应用看板能取得哪些成就?

这是一个来自于Aktia Solutions的一个看板成功案例。这个看板案例分析只是一个电信行业组织看板应用的一小部分。这里所展示的是其中一个团队在应用看板几个月后所取得的成果。 请注意:文中的图表中有5个月数据的缺失,由于2020年三月到2020年5月,西班牙因新冠疫情而封城,其客户也因此暂停了其看板应用的进程,直到6月份他们可以采用远程办公后才重新开始。

挑战

  • 客户:电信基础设施和服务提供商
  • 客户联系Aktia Solutions,期望能够帮助他们提高服务质量和能力,并改变他们的思维方式和文化。
  • 为期6个月的项目,在6个团队和项目管理层面推广看板。

最初的情况

这个客户不是一家软件公司,所以他们以前没有敏捷或看板的经验。他们的情况是典型的负担过重、方向不明确、需求管理不善、优先级频繁变化、多任务、不可预测、生产力低下、质量不高、交货时间长。因此,改进的机会是很大的。项目以六个团队开始:四个网络管理团队、一个架构团队和一个系统团队。

项目从一开始就按照看板的变革管理原则之一,并没有改变任何东西。从他们当时的工作方式开始,促进可持续的、渐进的和迭代的变化。

团队

在因疫情封城之前,项目开始的第一个团队是网络管理团队之一。该团队由一名项目经理和四名网络管理员组成。通常在最初的评估中,会收集一些基线指标,以证明应用看板后而带来的改善。而在这种案例中,并没有任何基线指标可以用。

首先设计了一个基本的看板系统。由于这个组织的成员分散在各地,不能依赖物理板或JIRA。因此使用了Kanbanize这样的工具,更加适合看板系统的应用。同时还引入了一个基本的每日看板会议和填充会议,每两周进行一次持续改进会议。对于服务交付审查会议,在与团队合作的第四或第五个月才引入。

改进

在最初的看板系统设计工作坊后,经过6次2个小时的改进会议,团队已取得了以下改进成果。

  • 交付时间(周期时间)减少25%。
  • 减少33%的WIP,这意味着更少的超负荷工作,更少的多任务处理和更好的质量
  • 翻倍的生产力(产出)

这只是一个团队在三个月内改进的结果。从本质上讲,这个看板案例说明,通过应用看板方法,可以获得巨大的改善并节省大量的资金。让我们来看看更详细的结果。

分析仪表板

仪表板显示了从开始应用看板那天起的总体指标。这只是一个总结,请仔细阅读,因为它可能会产生误导,因为第一张截图包括整个5个月的时间,而第二张截图只包括7月1日以后开始的工作,也就是改进显现的时候。

请看85%的周期时间百分比(左上角)和WIP年龄的改善。

Kanban Case Study - Kanbanize Analytics Dashboard - Aktia Solutions

周期时间的改善

在下面的周期时间分布图中,我们可以看到产出的提高和周期时间分散度的减少,这也意味着可预测性的提高。从7月初开始,可以看到周期时间累积在40天以下的趋势,当进入8月时,依旧保持这个趋势。

Kanban Case Study - Cycle Time Improvement - Cycle Time Scatterplot - Aktia Solutions

可预测性的提高

在下图中,可以看到85%的周期时间从47天减少到35天,改进了25%。

Kanban Case Study - Cycle Time Improvement - Cycle Time Histogram - Aktia Solutions

在第二个图表中,尾巴更长,但那是由于在系统中存留的历史问题。可以将这些作为异常值,因为我们可以看到整个分布越来越向左移。这个看板案例研究表明,我们可以迅速提高系统的可预测性,并开始为 “何时完成 “的问题提供更准确的答案。

生产力的提高

周期时间和WIP的减少的同时,生产力也得到了显著的改善。

Kanban Case Study - Productivity Improvement - Throughput Histogram - Aktia Solutions

这实际上意味着生产力的翻倍。他们进行了蒙特卡洛模拟,把初始时期作为输入,另一个模拟把第二个时期作为输入。结果如下:

Kanban Case Study - Productivity Improvement - Montecarlo Simulation - Aktia Solutions

这个看板案例研究表明,通过应用看板,可以在短短三个月内实现生产率的翻倍。

减少在制品

对于WIP限制的引入很缓慢,因为专业性很强,系统的流动性比较低。此外,还有一些团队成员有些时间还要为其他团队工作。这个问题将会在逐渐解决,但与此同时,我们可以看到WIP从30-40演变到20-30。

WIP Reduction - WIP Run Chart - Aktia Solutions

累积流图 (CFD)

在下面的累积流图中我们可以欣喜的看到从7月份开始,展现出明显的改进。

System Improvement - Cumulative Flow Diagram - Aktia Solutions

总结

从这个看板案例当中我们可以看到,仅仅在几个月的时间内,并没有对组织架构进行任何大规模的重组,没有任命任何新的角色,应用看板方法能给团队带来如此显著的改进。

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评论列表(1条)

  • Lucy Liu
    Lucy Liu 2021年10月5日 下午8:34

    具体是做了哪些改善呢?