线上会议引导的10个贴士

很多人对于参加或者引导线上会议的体验不是很好。本文会分享一些线上会议引导的小贴士,希望能帮助线上会议的引导者将线上会议变得更加顺畅,增加整体会议的质量。

今年开始很多人开始在家办公同时将一些会议改为线上会议。然而很多人对于参加或者引导线上会议的经验并不是很好。本文会分享一些线上会议引导的小贴士,希望能帮助线上会议的引导者将线上会议变得更加顺畅,增加整体会议的质量。

会议开始前

正如很多事情一样,一个成功的线上会议也从充分的准备开始。

使用好的装备和工具

如果你想在线上会议中有良好顺畅的交流,买些高质量的耳机,麦克风和摄像头会很有帮助的。一些线上会议工具,如ZOOM,Webex会让参加线上会议/工作坊变得十分容易,并且能确保会议的基本的质量。

测试所有的设备

提前到会并且测试好你的所有设备,互联网链接已经准备好。并且你可以计划一些“技术时间”让所有参会者准备好他们的设备。“技术时间”带来的另外一个好处是为所有参会者提供一个社交的时间。

准备好备用计划以及其他沟通工具

假设你的设备出了问题…而且的确会的。考虑一个备用计划如果你的设备,工具出问题。甚至是互联网链接。最好在你的会议邀请中明确你的备用计划,或者使用其他的沟通工具来通知备用计划。例如Slack.

定义会议礼仪

如果你期望在会议中有一些鼓励的行为,例如当参会者不在发言的时候,静音他们的麦克风。或者参与者想要发言的时候,举起他们的视觉卡片。在会议开始前定义好会议礼仪并告知参会者。

告知会议议程和会议指南

准备好会议议程以及指南。例如每个环节计划的时间,并确保所有人都可以拿到它们。如果会议中有某个活动不是所有的参会者都十分熟悉。可以提前录好活动教程在会议前发给参会者。

会议过程中

从破冰问题开始

通过破冰可以让所有参会者在会议正式开始前开口谈论,一旦人们开始谈话,那么很可能在后续的会议继续谈论。第二个好处是给参会者一些时间去了解彼此。同样用“技术时间”来做些社交活动或者鼓励参会者提前上线来社交。

使用共享的虚拟工作空间

远程参会者无法使用甚至阅读本地白板上的内容。一些虚拟白板工具比如,Mural,Realtimeboard 允许多人同时远程查阅以及编辑虚拟白板上的内容。这些工具还提供一些模版,可以直接这些模版来引导会议。

使用视觉卡片

在线上会议上,有时会比较难用话语来打断讨论。使用一些视觉卡片,比如,Supercards,Live lesson Cards,ELMO(Enough!Let’s Move On)来进行可视化的沟通。你需要在你的会议礼节或者会议指南中明确这些视觉卡片的使用。

保持简短的演讲

在线上会议中,演讲特别难让参会者保持注意力。采用10分钟演讲规则,然后计划一个更为吸引人的活动。

确保每个人都有参与

要一直保证每个人都没有被落下并且每个人的发言都能被听到。有时候需要点名询问他们的回复,当然也要告知跳过回答问题是没问题的。或者利用视觉卡片来收集参会者的回复。

除了以上10个小贴士外,还有三个基本的引导线上会议的原则。

简单胜于复杂。

简短胜于冗长

视觉胜于言语

如果有啥好的点子,可以在评论中把这些方法分享出来,让我们一起来改进线上会议的体验。谢谢!

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